Je als ondernemer op de Europese markt gooien kan een enorme verrijking zijn voor je bedrijf. Maar zorg dat je jezelf niet in de problemen werkt door basisfouten te gaan maken.

Daarom: deze week enkele vuistregels voor intracommunautaire handel.

Even opfrissen: de intracommunautaire verwerving

Een intracommunautaire verwerving houdt een levering in van een organisatie uit één EU-land naar een organisatie in een ander EU-land.

De werkwijze bestaat erin dat het doorstorten van de btw verschoven wordt van leverancier naar klant. Er wordt op de factuur geen btw aangerekend, maar die wordt wel door de aankopende partij verwerkt in zijn btw-aangifte.

Hoe zorg je nu dat deze transactie correct verloopt?

Nu je klaar bent om te gaan verkopen aan buitenlandse klanten, zorg dan dat je zeker deze vier tips boven je bureau ophangt:

• Zorg voor de verplichte vermelding: ‘btw verlegd’

Dankzij het stelsel van de verlegde btw, hoef je als leverancier geen btw te factureren. Niet jij maar je klant moet de btw gaan betalen.

Zorg dat je factuur opgesteld word zonder btw  en met de vermelding “btw verlegd” op de plaats waar je normaal het bedrag van de verschuldigde btw noteert.

• Controleer en vermeld het btw-nummer van de klant

Een belangrijke voorwaarde is dat je klant btw-plichtig is, en dus over een intracommunautair btw-nummer beschikt. Dit btw nummer moet (net als je eigen btw nummer) verplicht op de factuur vermeld staan.

Je vraag je (misschien terecht) af of het btw-nummer van deze klant wel geldig is. Om problemen met fraude of bepaalde sancties te vermijden kan best even de VIES website raadplegen. Je kan op deze website in real-time de geldigheid van elk Europees btw-nummer controleren.

Het is een goed idee om, bij het controleren van een nieuwe klant via VIES, een bewijs bij te houden van deze controle. Daarmee dek je jezelf in bij eventuele problemen.

Als je met Rox-e.NET werkt dan gebeurt deze controle bij VIES automatisch. Bij het ingeven van een nieuwe klant of leverancier kan je bij Rox-e.NET het btw-nummer ingeven en met één druk op de knop zie je de gegevens achter dit btw-nummer verschijnen. Het bewijs hiervan staat ook in de software weggeschreven, waardoor je bovenstaande uitleg in één gemakkelijke stap kan uitvoeren.

 

• De  goederen moeten het grondgebied verlaten

Het lijkt vanzelfsprekend maar je moet kunnen bewijzen dat de goederen het Belgisch grondgebied hebben verlaten en getransporteerd zijn naar de lidstaat waar de klant gevestigd is.

Hou daarom zeker de factuur van de transporteur, de trackingcode en ontvangstbevestiging van je klant bij.