Een overvolle inbox: Het is een bron van stress en ergernis voor de meesten onder ons.
Het doet soms denken aan de Griekse mythologische figuur Sisyphus. Je weet wel, die man die een rotsblok een heuvel moest opduwen dat dan prompt terug naar beneden rolde, en dat maar herhalen, tot in de eeuwigheid.
Inbox Zero?
De heilige graal in dit hele gebeuren lijkt “Inbox Zero”. Op het einde van de werkdag een lege inbox. Maar dit proberen bereiken lijkt vaak nog een extra bron van stress en ergernis, omdat deze lege mailbox een vals gevoel van voldoening creëert. De mails zitten dan wel niet meer in je inbox. Ze zijn nog steeds te behandelen.
Met deze 4 handige principes is het behandelen van je mails en het leegmaken van je inbox is geen ergerlijke taak meer waar je tegenop kijkt maar een leidraad voor een efficiënt ingevulde dag.
-
Archiveren is je vriend
Je hebt de flowchart misschien al zien voorbij komen op onze facebookpagina, maar voor het gemak geven we hem hier ook nog even mee:
Hoe behandel je best inkomende mails? inbox
Je behandelt elke mail die binnenkomt als een taak op je to-do lijstje. Je beslist dus onmiddellijk wat er met de mail gaat gebeuren en archiveert onmiddellijk niet-essentiële berichten.
Het voordeel van archiveren is dat je geen bomvolle inbox hebt, maar toch nog de nodige informatie op een later tijdstip kan oproepen.
De e-mails die dan toch in je inbox staan zijn de mails die jouw aandacht nodig hebben en een actie vereisen.
-
Kies je e-mail momenten zorgvuldig en hou je eraan!
De effecten van sporadisch e-mail checken doorheen de dag mogen niet onderschat worden.
Volgens een studie van de American Psychological Association veroorzaakt het frequent wisselen tussen taken voor tijdelijke mentale barrières. Deze barrières kunnen onze productiviteit met 40% naar beneden halen.
Is e-mailen niet je kerntaak? Plan dan enkele momenten per dag in om je e-mails te behandelen. Sluit buiten deze momenten je mailprogramma af en zet je meldingen uit. Zo kan je voluit concentreren op de taak waar je mee bezig bent.
-
De “uitschrijf-knop”: een reddingswerker in de mail-lawine
We hebben allemaal al heel wat nieuwsbrieven waar we op ingeschreven zijn, per ongeluk of expres. Deze e-mails kunnen een waardevolle bron van informatie zijn, maar zijn spijtig genoeg ook vaak tijdsverlies.
Wees streng voor deze binnenkomende nieuwsbrieven en promotionele mails. Merk je na enkele mails dat deze geen nut voor jou hebben? Uitschrijven!
-
Gebruik regels om je inkomende mail automatisch te sorteren.
Het instellen van regels gebeurt in elk e-mail programma op een andere manier, dus daar gaan we, om dit kort en bondig te houden, niet op in.
Het komt erop neer dat je voor elke inkomende mail een regel kan instellen. Om een voorbeeld te geven, gebruiken we de nieuwsbrieven in puntje 3: stel je mailbox zo in dat al je nieuwsbrieven en promotionele mails in een apart mapje terecht komen. Zo zit je inbox niet vol met mails die niet dringend of belangrijk zijn en heb je een beter overzicht over wat écht belangrijk is.
In tijden waar de natuurlijke vijand van productiviteit de overvolle inbox is, moeten we stoppen met streven naar “Inbox Zero” en ons concentreren op de oorspronkelijke doelstelling van e-mail: ons leven vergemakkelijken.
Hebben deze tips je geholpen in je dagelijkse strijd? Of heb je zelf een goede tip voor ons? Laat dan zeker een berichtje achter hier, of op onze facebookpagina!
