Zoals je al kon merken in vorige blogberichten zijn we grote voorstanders van het papierloze kantoor. Er zijn al een heel pak opties om dit te gaan realiseren (zoals onze eigen software) maar één ding was nog steeds pijnlijk gedateerd: Het aangetekend schrijven.
Een niet te onderschatten hulpmiddel van menig ondernemer, de aangetekende zending moest tot voor kort steeds op papier door gecertifieerde diensten afgeleverd worden.
Gelukkig ook deze vorm van communicatie nu eindelijk mee met zijn tijd. Daarom zetten we enkele veel gestelde vragen over de elektronisch aangetekende zending op een rijtje.
Heeft een elektronisch aangetekende zending dezelfde juridische waarde als een zending op papier?
Ja! Dit is zo sinds juli 2016. Er is sinds die datum een juridisch kader voorzien voor een aantal zogenaamde ‘elektronische vertrouwensdiensten’. Deze diensten kunnen voor jouw zending een paar zaken voorzien zoals: elektronische archivering, zegels, handtekeningen, tijdstempels, website authenticatie, alsook de elektronische aangetekende zending zelf.
De officiële erkenning van deze diensten geeft de zending zijn juridische waarde.
Wat is het verschil tussen gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde diensten?
Gekwalificeerde diensten krijgen, na controle door de FOD Economie, het EU-vertrouwensmerk en komen terecht op een nationale vertrouwenslijst. Bij een aangetekende zending door een gekwalificeerde dienst zal nooit bewezen moeten worden dat het wel degelijk om het origineel document gaat of dat de zending wel degelijk verstuurd is naar de persoon die ze moest ontvangen.
Niet-gekwalificeerde diensten kunnen zonder voorafgaande controle hun diensten aanbieden, maar genieten niet van hetzelfde vermoeden van integriteit en conformiteit in geval van betwisting. Een zending afkomstig van een niet-gekwalificeerde dienst mag enkel niet geweigerd worden als bewijs voor de rechtbank, louter omdat ze in elektronische vorm is of omdat ze niet voldoet aan de vereisten van een gekwalificeerde vertrouwensdienst.
Hoe gaat dit in zijn werk?
Zie deze dienstverleners als digitale postbodes. Zij zorgen ervoor dat de e-mail in de correcte mailbox terecht komt. De ontvanger krijgt de elektronische aangetekende zending via een e-mailnotificatie met daarin een link om deze te accepteren of te weigeren. Alle handelingen door zowel zender als ontvanger worden op een beveiligde server geregistreerd en leveren zo het nodige bewijsmateriaal bij eventuele betwisting.
Is de elektronisch aangetekende zending vanaf nu verplicht?
De juridische mogelijkheid om een elektronisch aangetekende zending te versturen bestaat, zoals eerder gezegd, al sinds juli 2016. Het gaat hier om een mogelijkheid, niet om een verplichting. Men kan dus nooit gedwongen worden om een elektronische aangetekende zending te versturen of te ontvangen, tenzij dit wettelijk is bepaald of contractueel werd overeengekomen.
Kan je er nu al gebruik van maken?
Langzaamaan is er zich een aanbod van vertrouwensdiensten voor aangetekende zendingen aan het ontwikkelen op de markt. Deze diensten zijn momenteel nog enkel niet-gekwalificeerde diensten, al zal daar voor het einde van het jaar wel nog verandering in komen.
Wat opvalt is het verschil in prijs. Een aangetekende zending per brief kost tussen de 5 tot 6 euro per brief, terwijl een aangetekende mail tussen de 0.23 en 0.697 euro zou kosten.
Goedkoop, betrouwbaar en milieuvriendelijk. Waar wacht je nog op?
Bronnen:
