Vorige week konden jullie lezen welke voordelen KMO’s allemaal halen uit een overschakeling naar de Cloud. Deze week gaan we hier wat dieper op in, met name op de rol die onze software kan spelen in jullie weg naar digitalisering. Onze software bied namelijk heel wat functies die jouw papieren archief wat kan doen slinken. Digitaliseer je archief met ROX-E.NET.

Digitaliseer je aankoopfacturen

Komt een factuur binnen dan is het mogelijk om deze, na dat je ze ingeboekt hebt in de software, hierin te gaan vasthangen. Zo kan jij, de btw controle, of je boekhouder makkelijk de originele factuur bekijken bij controles.

Digitaliseer je verkoopfacturen

Verkoopfacturen worden automatisch aangemaakt in een handig pdf bestand. Je kan dit dan doormailen naar je klant. Er hoeft dus in principe geen printer meer aan te pas te komen (of enveloppes, of postzegels, of vervelende trips naar het postkantoor,…)

(Je hebt natuurlijk wel nog de optie om te printen als dit nodig is.)

Met onze software heb je ook steeds een digitale kopie van al je uitgestuurde facturen.  Mits regelmatig bijboeken heb je dan ook nog eens een handig overzicht van alle nog openstaande facturen.

Digitaliseer je bankafschriften

De meeste mensen ontvangen hun bankafschriften nu wel al digitaal (in een pdf bestand). ROX-E.NET geeft je de optie om dit pdf document te gaan linken aan het ingeboekte afschrift in de software. Zo hoeft je deze niet meer apart te gaan bewaren.

We werken momenteel zelfs aan een functie die ervoor zorgt dat onze software de afschriften automatisch kan inlezen. Dan hoef jij dat zelf niet meer in te boeken.

Enkele voordelen van deze handige functies:

• Je boekhouder kan nu, vanop afstand, de documenten gaan controleren op fouten tegenover de gegevens die jij hebt ingeboekt. (Bespaard tijd, geld én moeite voor beide partijen!)
• Het document is makkelijk terug te vinden want het is gedigitaliseerd. (Geen zoekfuncties in een archiefkast, wel in onze software!)
• Je hoeft geen papieren versie meer te bewaren (meer plaats op je bureau!)
• Documenten zijn veilig. Gevrijwaard van brand, computercrashes, verlies,…

Extra handig

Zowel de leveranciers- als de klantenformulieren bevatten een hoop velden om gegevens te gaan bewaren. Zo kan je van elke klant of leverancier meerdere contactpersonen, e-mailadressen, telefoonnummer, enz. gaan bewaren.

ROX-E.NET is op die manier niet enkel dé partner van je financiële administratie maar ook een handig adresboek dat je overal kan raadplegen. Vergeet dat Excelblad met al je klantengegevens.

In ROX-E.NET zijn deze makkelijk toegankelijk en veilig bewaard.