Velen onder jullie kiezen ervoor om zelf je boekhouding (gedeeltelijk) te voeren. Reden nummer één hiervoor? De kosten drukken. Waarom zou je dan betalen voor een boekhoudpakket als er zoveel gratis boekhoudsoftware te vinden is? Een prima vraag! Daarom gaan we deze week eens wat dieper in op de voor- en nadelen van “gratis”.

Gratis boekhoudpakketten zijn, zoals de naam al zegt: gratis!

Maar is dit wel zo? Blijkt dat bij de meeste van deze pakketten je al snel met verborgen kosten zit. Wil je gebruik maken van de support? Betalen! Wil je meer dan 10 boekingen per maand doen? Betalen! Wil je toegang geven aan je boekhouder of enkele medewerkers? Betalen!

Op deze manier blijft er van de belofte gratis nog maar weinig over, en tegen dat je tegen deze limieten aanloopt heb je vaak al een pak tijd geïnvesteerd.

Natuurlijk zijn er ook pakketten die écht alle functies gratis aanbieden, maar zij overleven door reclame te gaan tonen in je scherm of doen beroep op vrijwilligers. Op die manier kan je nooit echt zeker zijn dat jouw data veilig is en dat de software steeds up-to-date is en de meest recente wetmatige veranderingen weerspiegelt.

De makers van deze gratis software hebben geen enkele verplichting naar jou toe om hun software up-to-date te houden. Op die manier moet jij dan weer zelf of via je boekhouder zien op de hoogte te blijven van alle wijzigingen in de fiscale wetgeving. Dat zorgt dus opnieuw voor een flinke tijds- en geldinvestering.

Je kan toch ook gewoon boekhouden met Excel?

Excel heeft een hoop voordelen. Het is toegankelijk (zo goed als iedereen heeft wel een office pakket op zijn computer), het heeft een grote gebruikersbasis die elkaar helpt met allerhande problemen en er bestaan een pak templates voor die je goed op weg zetten.

Maar die templates zijn nogal standaard. Het zal je nogal wat tijd en moeite kosten om je rekenblad helemaal te personaliseren (ik spreek uit ervaring, ik heb het eens geprobeerd voor ons huishoudbudget en ben nu enkele grijze haren rijker).

En wat dacht je van fouten? Eén verkeerde formule, komma of nul en je hele boekhouding is uit balans… begin dan maar eens te zoeken.

Een Excel bestand is ook niet feilloos, het bestand kan kapot gaan of de computer waar je het op bewaard kan crashen. Ook qua beveiliging is het niet al te best. Je kan een rekenblad wel versleutelen maar die encryptie is niet zo moeilijk om te breken.

Net als bij de gratis software ben je zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van elke verandering in de financiële wetgeving. En dan maar gaan uitzoeken hoe je dat gaat implementeren in een deel van je rekenblad…

Geen automatisering, beperkte samenwerking,… maar vooral: veel hoofdpijn en weinig zin om aan je boekhouding te werken op die manier.

Dan toch maar betalen?

In één woord: ja! Kies je voor betalende software dan kies je voor gemoedsrust. Werken met een boekhoudpakket als ROX-E.NET betekent een steeds up-to-date software met de laatste nieuwe fiscale wetgeving. Geen verborgen kosten: updates, support, extra gebruikers,… zijn allemaal inbegrepen in de prijs. Het pakket wijst je op fouten die je dan makkelijk zelf kan verbeteren. Daarbij zijn je gegevens ook nog eens overal toegankelijk en veilig bewaard in de Cloud.

De keuze is natuurlijk altijd aan jezelf maar we hopen met dit overzicht je toch te laten zien dat kiezen voor betalende software een goede keuze is, dat op termijn goedkoper uitvalt (is het niet in geld, dan al zeker in tijd en ondernemers weten maar al te goed: Time is money!)