Opeens merk je op dat een aantal betalingen van klanten uitblijven. Na het sturen van aanmaningen krijg je te horen dat deze klanten weldegelijk hun facturen hebben betaald… maar niet aan jou. Je bent spijtig genoeg het slachtoffer geworden van factuurfraude.
Deze vorm van factuurfraude komt spijtig genoeg nog maar al te vaak voor. De facturen worden onderschept (meestal via de rode brievenbus) en nagemaakt tot in de kleinste details. Het enige verschil: jouw rekeningnummer staat niet meer op de factuur, wel het rekeningnummer van de fraudeur.
Hoewel digitale facturen veel minder gevoelig zijn aan deze vorm van fraude zijn ze zeker niet immuun. De oplichters dringen in dit geval vanop afstand je informaticasysteem binnen en onderscheppen facturatiemails of passen het rekeningnummer aan.
Enkele tips om deze vorm van fraude te vermijden
- Plaats je rekeningnummer niet alleen op je facturen, maar ook op bestelbonnen, website en andere communicatiekanalen. Zo kunnen klanten bij twijfel steeds even dubbelchecken.
- Ongewenste aandacht vermijden? Zet dan geen vermelding van je bedrijf op de enveloppe. Je kan ook gewone blanco enveloppes gebruiken i.p.v. venster enveloppes.
- Verstuur niet al je facturen tegelijk en deponeer ze niet in brievenbussen op afgelegen plaatsen.
- Lever facturen indien mogelijk rechtstreeks af bij het lokale postkantoor (zéker als het om hoge bedragen gaat) of deponeer ze zo kort mogelijk voor het uur dat de brievenbus gelicht wordt.
- Zorg voor een goede en up-to-date antivirussoftware voor je informaticasysteem om digitale factuurfraude te voorkomen.
Toch opgelicht?
- Vraag je klant om zo snel mogelijk zijn of haar bank te contacteren. De transactie kan eventueel nog geannuleerd worden. Het rekeningnummer van de oplichters kan ook eventueel geblokkeerd worden.
- Informeer alle andere klanten dat je slachtoffer werd van factuurfraude met de vraag om extra aandachtig te zijn bij het betalen van facturen.
- Meld fraude altijd op meldpunt.belgie.be (optie “vervalste factuur”). Automatisch wordt uw melding doorgestuurd naar de politie en bpost zodat ze de melding ook kunnen onderzoeken.
- Neem contact op met je boekhouder.
Meer info? Neem een kijkje op de website van de FOD Economie.
