Ik merk bij veel van onze klanten nog vaak de aarzeling om met hun onderneming volledig in de Cloud te gaan. En diegenen die het wél zien zitten, zien hun vaak geen meester over de nodige (tijds)investering.

Eén ding is alvast positief: door met ROX-E.NET te werken zit een groot aantal onder hen alleszins al met hun financiële administratie in de Cloud. Een goede start maar er zijn nog talloze andere opties om verder te gaan digitaliseren, zowel met de hulp van onze software als met andere Cloud services.

Nog niet (volledig) in de Cloud? Dan zitten je documenten, klant- en leveranciersgegevens, je facturen,… waarschijnlijk geklasseerd in talloze mappen op je kantoor. Of staan al deze gegevens op je harde schijf opgeslagen in allerhande Excel-bestanden. Van al deze opslag-manieren heb je ongetwijfeld als de nadelen ondervonden. Documenten raken verloren omdat ze verkeerd geklasseerd worden of omdat je computer crashte. Je verliest er kostbare tijd mee, en als ondernemer weet je: time is money.

5 goede redenen om over te schakelen naar de Cloud

Nog niet overtuigd? Hieronder nog een paar redenen waarom je moet kiezen voor de Cloud:

• Je gegevens zijn gevrijwaard van kleine en grote rampen (van een computercrash tot een brand)
• Je hebt meer controle over wie toegang heeft tot de gegevens en wat ze er mee doen. Je raadpleegt je gegevens namelijk via een persoonlijke login, net als je e-mail.
• Je hebt altijd en overal toegang via het internet. Nieuwe computer, werken op verplaatsing,… door de Cloud kan je steeds terecht bij je meest recente gegevens. Je bent niet gebonden aan je kantoor. Handig voor ondernemers die veel onderweg zijn en hun werknemers die graag al eens van thuis werken.
• Het bevorderd samenwerking tussen boekhouders en ondernemers, collega’s, klanten en leveranciers want je kan alle info makkelijk oproepen en delen.
• Digitale opslagruimte is goedkoper dan je denkt. Vergelijk eens de kosten van je server (aankoop, onderhoud,..) met het aankopen van hetzelfde aantal gigabytes online. De ruimte die je bespaard als al die mappen kunnen verdwijnen en de kosten die je uitspaart door minder kantoormateriaal aan te kopen.

Waarom de term “Cloud”?

Heel simpel: Omdat het internet, met alle computers die erop aangesloten zijn, samen een ‘wolk van computers’ vormt. Je beseft het misschien niet maar bijna iedereen werkt al met één of meerdere Cloud toepassingen. Zit je op Facebook? Heb je een Hotmail of Gmail account? Proficiat! Je zit in de Cloud!

“Alles zomaar op het internet gooien, dat is toch niet  veilig?”

Een andere reden waarom veel kmo’s het niet zien zitten om in de Cloud te werken is veiligheid. Het idee zit nog steeds vastgeroest dat een archiefkast met een sleutel of een persoonlijke server veiliger is dan de Cloud. Niets is minder waar. De gemiddelde infrastructuur van een Cloud provider is minstens even veilig als je eigen server (waarschijnlijk zelfs veiliger). Om je maar een idee te geven: zelfs NASA zit met hun data in de Cloud. De enige zwakke schakel die er kan zijn is het wachtwoord dat je kiest, maar daar sta je volledig zelf voor in. (Graag weten hoe je een veilig wachtwoord kiest? Dat lees je hier.)

De overheid en de Cloud

Europa zet sterk in op digitalisering en de Cloud. In 2018 treed een nieuwe wet inzake databescherming in. Ook Cloudservices zullen zich dan aan deze (strenge) wetgeving moeten houden. Dubbele winst voor ondernemers: hun eigen privacy is hierdoor goed beschermt en als ze gebruik maken van een compliant Cloud software voor het bewaren van hun klanten- en leveranciersgegevens zijn ze al zeker dat ze zelf in regel zijn met deze wetgeving. ROX-E.NET zit hier, door het gebruik van Microsoft Azure, alvast goed mee.

Volgens Aspex bewaart en beheert ondertussen 1 op 2 kmo’s hun data online (of via een online infrastructuur). De stap van Excellijsten, volle archiefkasten en logge offline software naar efficiënter werken in de cloud is dus kleiner dan je denkt.

Volgende week gaan we wat dieper in over hoe je ROX-E.NET kan gebruiken in je queeste naar digitalisering.